sábado, 14 de marzo de 2009

INFORME DE GESTION 2008

Informe de Gestión 2008

Asamblea Ordinaria Edificio Plaza Alegría

Fecha: Marzo/2009

De : Ovidio Cardona Henao

Para: Copropietarios

El administrador del Edificio Plaza alegría, Cumpliendo con el ordenamiento legal, presenta a Uds. el siguiente informe de Gestión desde el mes de Agosto de 2008, hasta la fecha, dicho informe contempla aspectos Legales, Administrativos, financieros y presupuestal.


Aspectos administrativos

· Obtención de personería jurídica del Edificio
· Obtención de Rut en la Dian
· Apertura cuenta de ahorros en la corporación colmena
· Implementación cobro intereses de mora y no asistencia a asambleas de copropietarios.
· Reunión de Consejo de Administración (3)
· Implementación de recibos de caja
· Implantación de Egresos
· Implementación de formato de nomina
· Publicación informe financiero mes a mes
· Coordinación con Abogado para la liquidación de don Germán
· Se cumple con el pago de retención en la fuente mes a mes
· Se entrego manual de convivencia para ser aprobado en esta asamblea
· Se tiene una pagina web a disposición de los copropietarios de Plaza Alegría

Contables y Financieros:

En la actualidad se contrato un contador para iniciar la contabilidad del edificio a partir del año 2009, gasto ya presupuestado.

Aspectos Generales

· Se cuenta con Archivo totalmente depurado y actualizado.

Sistematización Integral de la parte Administrativa.

Se implementó nuevo sistema de Facturación, con la firma FACTU-SISTEMAS. Para garantizar la entrega oportuna a los copropietarios de la cuenta de administración, además se deja claro la fecha límite de pago.

Se cumplió con las reuniones del Consejo de Administración como constan en el libro de actas.

· Se respondió toda la correspondencia tanto a proveedores como a los copropietarios.

Se hicieron varias campañas a través de cartelera

Control Interno

Se implementaran nuevos formatos a partir de enero de 2008, asi:

Recibos de caja.

Recibos de caja menor

Control cartera sistematizado

Sistematización del inventario del Edificio

Sistematización archivo del edificio

Consecución de una cartelera tipo abatible para el hall del edificio.


Organizacionales


ü libros de actas, Consejo de Administración, Asamblea


MANEJO DE PERSONAL

Se formalizo el contrato de trabajo a término fijo a un año con el señor Germán Flores, iniciando el 15 de enero de 2009

Se ingreso al trabajador a Seguridad social Así;

E.P.S: Comfenalco
Cesantías: Seguro Social
Riesgos Profesionales: Positiva
Caja de Compensación familiar: Comfenalco

Igualmente estamos al día con el pago de la seguridad social integral (PILA)

Se cancelo todos los pagos pendientes por prestaciones sociales al señor Germán Flores.

No existen cuentas por pagar en el edificio, es decir todo se encuentra al día.

CARTERA:

A la fecha solo hay un copropietario con cartera vencida y con un saldo de 740.841

MANTENIMIENTO GENERAL

Se instalaron chapas en todas las puertas de acceso al edificio con sus duplicados
Se arreglo la puerta principal del parqueadero


ü De acuerdo con la ley 222/95 no se deja copia de la certificación de los estados financieros ya que el revisor fiscal y consejo de administración son optativos y no obligatorios debido al numero de unidades de vivienda

Es de resaltar el compromiso y sentido de pertenencia de todos los miembros del Consejo de Administración quienes a todo momento presentaron planes de acción para que se cumpla esta gestión en tan poco tiempo.



OVIDIO CARDONA HENAO
Administrador
Matricula profesional 19225

CIRCULAR 001 DEL 2009

CIRCULAR OO1 DE 2009
EDIFICIO PLAZA ALEGRIA
PROPIEDAD HORIZONTAL

Señores
Copropietarios

A continuación señalamos algunos puntos administrativos para su conocimiento:

1. SOBRE LA SITUACIÓN LEGAL DE EMPLEADO DEL EDIFICIO.

La prioridad número uno de la Administración ha sido la legalización de la contratación del empleado del Edificio. Para ello, en la última Asamblea General, se decidió dar una cuota extraordinaria para pagar la liquidación total del empleado, así, como lo concerniente al contrato de transacción, que permitiría hacer una nueva contratación.

Para dicho proceso financiero, se contaba con el compromiso de algunos propietarios de pagar sus cuotas atrasadas, sin embargo, el pago de uno de los propietarios más atrasados que se comprometió a pagar en dicha Asamblea, no fue realizado. Se logró completar el dinero para liquidar al empleado del Edificio, gracias al dinero que un copropietario deposito en la cuenta de ahorros, pagando por adelantado varios meses de administración, sino, no hubiese sido factible dicho pago.

Ya se tiene firmado el contrato del empleado a un año y se tiene afiliado a la Seguridad Social, tal y como la Ley lo manda. El Consejo de Administración determinó el nuevo horario del Empleado así: Lunes, Miércoles, Jueves y Sábado: 7:00am a 12:00m y de 1:30 a 6:30pm y Martes y Viernes: de : 7:00am a 12:00m y de 1:30 a 7:30pm (Días que pasan las basuras). Dicho Horario podrá ser modificado por la Asamblea General.

2. SOBRE LA SEGURIDAD DEL EDIFICIO

Es conocido por todos, la inseguridad tan grande que ha tenido el Edificio y por ello, en la Asamblea General, se quedo de iniciar las reparaciones de las chapas y el motor de la puerta de acceso vehicular. No obstante, el dinero sólo ha alcanzado para colocar chapas en las dos puertas de acceso peatonal y para instalar una nueva en la puerta de acceso vehicular. No se logró realizar las reparaciones del motor, pues la mora en pago de copropietarios es de $1.670.000, dinero con el que se esperaba arreglar el motor de la puerta de acceso vehicular y adelantar otras obras.

El dictamen de peritos sobre el motor de la puerta de acceso vehicular, es que dicho artefacto, no es el adecuado para el peso de la puerta y que, así se arregle, este motor podría fallar con alguna frecuencia. El motor se mandará arreglar, pero, como podría fallar, la chapa que se instaló en dicha puerta, servirá para asegurarla, en caso de alguna contingencia. La Asamblea deberá decidir si se cambia o no dicho motor.

Se espera lograr arreglar el motor, instalar una chapa en la puerta del sótano y colocar una reja, en el acceso de las escaleras de dicho piso.

Cómo es de conocimiento público, un día después de instalar las chapas, una persona daño, la chapa de la puerta de acceso peatonal, se espera que se empiece a denunciar a estas personas dañinas para sancionarlas. Recuerde que el daño que se hace a cualquier bien común, es un daño, que todos tendremos que pagar.

Se iniciarán cobros jurídicos de inmediato para las personas morosas.

3. SOBRE EL MANUAL DE CONVIVIENCIA.

Con esta circular, se entrega el Manual de Convivencia, el cual empezará a regir a partir de la fecha. Solicitamos nuevamente, así como se hizo en la Asamblea General:

1. No jugar, ni correr al interior del Edificio. Recuerden que éste es un Edificio y no una Unidad Residencial y que tal y como lo estipula la Ley, los sitios de bien común que poseemos, no tienen el carácter de esparcimiento o de recreación. Se empezarán a imponer sanciones a los padres de los niños, que continúen realizando sus prácticas deportivas y recreativas en los parqueos, zonas de acceso y zonas comunes. Articulo 19. Ley 675 de 2001.
2. No estacione su vehículo, en el lugar que no le corresponde y no sobrepase los límites de su parqueo.
3. No deje, ninguna puerta de acceso al Edificio abierta, esto atenta contra la seguridad común.
4. No utilice las zonas de parqueo, como depósitos. Se esperará un mes más, para que los copropietarios recojan los inmuebles, sino lo hacen, se mandarán recoger y botar.
5. No haga ruidos que puedan molestar a los vecinos.

Esperamos que todos colaboremos en la implementación de las normas y sanciones del manual. Los copropietarios que tienen arrendatarios, tienen el deber de dar a conocer el manual a sus arrendatarios. Cualquier sugerencia sobre el manual, se recibirá por escrito hasta el último día de Febrero, con argumentación clara basada en las Leyes actuales, para ponerla es discusión en la próxima Asamblea General.

4. SOBRE LAS MULTAS

Recordamos que las personas que no pagaron la cuota extraordinaria, en el mes de Diciembre, deberán cancelar la multa que aprobó la Asamblea General, igual al 50% de dicha cuota. No se dejará de cobrar dicha multa.

También se hace énfasis en que cada vez que no se haga presencia, personal o por medio de apoderado en las Asambleas Ordinarias y/o extraordinarias se cobrara una multa del 50% del valor vigente de la Administración. Dicha multa fue aprobada por el Consejo de Administración, teniendo en cuenta el Articulo 59, Ley 675 de 2001.

5. SOBRE LA FISCALIZACIÓN DEL USO DE RECURSOS FINANCIEROS.

Se informa a los copropietarios que el día 22 de Enero de 2009, se realizó por parte del Consejo de Administración la fiscalización sobre el uso de los dineros que ha realizado el Señor Administrador. El proceso fue muy positivo y hay constancias y balances contables de todos los egresos e ingresos. Cualquier copropietario que desee revisar los balances, podrá hacer una cita con el Señor Administrador.

6. SOBRE LA PUBLICACION DE LAS ACTAS Y DOCUMENTOS DEL EDIFICIO.

La última Acta de la Asamblea General, puede ser revisada, al igual que todas las Actas del Consejo de Administración en la siguiente dirección:
http://edificioplazaalegria.blogspot.com/
También pueden solicitarse directamente al Señor Administrador.

7. SOBRE LOS PROYECTOS PENDIENTES.

Se espera este año lograr:
· Lograr la seguridad del edificio, mediante el mantenimiento de puertas y chapas, así como del buen funcionamiento del motor.
· Instalar la Reja de Seguridad en la entrada de las escalas del sótano
· Comprar e instalar Extinguidores.
· Fumigar el edificio.
· Arreglar el sistema de colofonia
· Compara el Seguro de áreas comunes
· Arreglar la fachada del Edificio.
· Siembra de un nuevo jardín.
· Instalación de sensores para el parqueadero

8. SOBRE LA ASAMBLEA GENERAL DEL 2009.
Se cita a Asamblea General el sábado 14 marzo de 2009, a las 4:00pm.




ATENTAMENTE


CONSEJO DE ADMINISTRACION

CIRCULAR ADMINISTRATIVA NUMERO 2

CIRCULAR ADMINISTRATIVA No. 2


De: Administración

Para: Copropietarios

Asunto: INFORME ADMINISTRATIVO


Informamos a todos los residentes y copropietarios del Edificio Plaza alegría que a partir del 01 de noviembre de 2008, el edificio cuenta con una cuenta de ahorros No 26507090683, en COLMENA para que en adelante sigan consignando a este numero de cuenta ya que no se recibe efectivo, favor dejar copia de la consignación en portería

Igualmente informamos que a partir del 1 de noviembre de 2008, se empieza a facturar la cuenta de administración con la empresa factusistemas, con el fin de que le llegue la cuenta de cobro oportunamente y pueda consignar en el Banco Colmena y se fijara intereses de mora a la tasa máxima permitida por la ley

Sin excepción todo atraso mayor de 3 cuotas de administración se tramitara el cobro jurídico con ALDER MAURICIO MEJIA CARDONA, ABOGADO TITULADO, ESPECIALIZADO EN DERECHO ADMINISTRATIVO Y QUE HARA EL COBRO JUDICIAL PARA EL EDIFICIO.

FAVOR PONERSE AL DIA EVITESE ENCONVENIENTES Y SOBRE COSTOS EN GASTOS DE ADMINISTRACION.

Es la oportunidad de dar gracias a todos Uds. por la acogida que me han brindado para la administración del Edificio.

Recuerde los teléfonos de contacto del administrador 353-87-66 celular 310-3730626 correo electrónico cardoga@une ,net.co


ATENTAMENTE,



OVIDIO CARDONA HENAO

ADMINISTRADOR

CIRCULAR ADMINISTRATIVA NUMERO 5

CIRCULAR ADMINISTRATIVA No. 5


De: Administración

Para: Copropietarios

Asunto: INFORME ADMINISTRATIVO


Informamos a todos los residentes y copropietarios del Edificio Plaza alegría que el señor Germán Flores Sánchez, se encuentra vinculado laboralmente mediante un contrato a termino fijo a un año a partir de enero 16 de 2009

Igualmente informamos que el señor Sánchez se encuentra afiliado a seguridad social así:
FONDO DE PENSIONES: Seguro social

E.P.S. Comfenalco

RIESGOS PROFESIONELES Positiva

CAJA DE COMPENSACION Comfenalco

La cuota extraordinaria de 100.000 fue cancelada por quince copropietarios para un total de 1.500.000, dinero con el cual se Distribuyo así:

Pago prima semestral al portero $ 373.626.00
Cancelación prestaciones sociales año 2008 $ 1.353.916

Recordamos que a partir de Febrero de 2009, y mediante aprobación de la Asamblea Extraordinaria de Copropietarios se incrementa la cuota de administración a 100.00 mensuales, lo anterior para poder atender los pagos y prestaciones sociales del trabajador, servicios públicos zonas comunes.
Próximamente se entregara el Manual de Convivencia para que sea analizado por cada uno de Uds. y nos envíen los comentarios para su aprobación final

Los movimientos contables esta debidamente auditado por el Consejo de Administración, sin embargo, cualquier persona que quiera conocer los movimientos mensuales contables igual que sus soportes lo puede requerir a la administración

Se instaló chapas en las puertas de los parqueaderos y se reparó las existentes, con el fin de brindar mayor seguridad.

Próximamente se estará reparando los motores de las puertas de parqueadero igual que el sistema de citofonia, todo esto con el fin de brindar seguridad y bienestar a la familia Plaza Alegría

Favor entregar copia de la consignación de administración al portero del edificio ya que es necesario para conciliar el extracto bancario y presentar una facturación en tiempo real

Gracias por su apoyo tanto el Consejo de Administración como la administración estamos trabajando para brindar una excelente administración y que se vea en que están invertidos sus aportes

Recuerde los teléfonos de contacto del administrador 353-87-66 celular 310-3730626 correo electrónico cardoga@une ,net.co

OVIDIO CARDONA HENAO
ADMINISTRADOR

CIRCULAR 002 DE 2008

CIRCULAR 002 DE 2008
MEDELLIN, 8 DE SEPTIEMBRE DE 2008.

SEÑORES
COPROPIETARIOS
EDIFICIO PLAZA ALEGRIA P.H

Cordial Saludo.

Les informamos, que actualmente, se están haciendo los procesos concernientes a la consecución de la personería Jurídica del Edificio Plaza Alegría, Por parte del Señor Ovidio Cardona Henao.

Mientras este proceso se da por hecho, las cuotas de administración, serán, recogidas por dicho administrador, quien entregará los recibos concernientes.

Después de conseguir la personería jurídica, el dinero de la administración deberá ser consignado en la cuenta de ahorros que se sacará para tal efecto.

Las personas que deseen cancelar la administración, podrán hacerlo por ahora y sólo mientras la personería jurídica sale y la cuenta bancaria es abierta, en el apartamento 303, en donde se les entregará el recibo firmado.

Estamos tratando de hacer del edifico un sitio para su bienestar, esperamos su colaboración.
MUCHAS GRACIAS.

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.